Tramitar una herencia es, en gran parte, una carrera de documentos. Cada trámite depende del anterior: sin certificado de defunción no hay certificado de últimas voluntades, sin este no hay testamento, y sin testamento (o declaración de herederos) no se puede firmar la herencia ni pagar impuestos. Tener claro qué documento pedir, dónde y en qué orden ahorra semanas de idas y venidas.

Esta guía recoge todo lo que suelen pedir la notaría, el banco, la Hacienda de tu comunidad, el Registro de la Propiedad y el ayuntamiento, e incluye una lista de comprobación al final.

Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de un abogado o notario. Cada notaría, banco y comunidad autónoma puede pedir documentos adicionales, así que confirma la lista con ellos antes de ir.

Índice

1. Resumen rápido
2. Orden recomendado de los trámites
3. Documentos para acreditar el fallecimiento
4. Documentos para saber si hay testamento
5. Documentos para identificar a los herederos
6. Documentos para inventariar bienes y deudas
7. La escritura de aceptación y adjudicación
8. Documentos fiscales
9. Qué pide cada organismo
10. Documentos según tu situación
11. Checklist
12. Errores frecuentes
13. Preguntas frecuentes

1. Resumen rápido

Fase	Documentos clave
Acreditar el fallecimiento	Certificado de defunción
Saber si hay testamento	Certificado de últimas voluntades y copia del testamento (o acta de declaración de herederos)
Conocer seguros	Certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento
Identificar a los herederos	Libro de familia, DNI, certificados de matrimonio y nacimiento
Inventariar el patrimonio	Escrituras, certificados bancarios, notas registrales, documentación de vehículos y deudas
Formalizar la herencia	Escritura de aceptación y adjudicación
Pagar impuestos	Liquidación del impuesto de sucesiones y plusvalía municipal

2. Orden recomendado de los trámites

Seguir este orden evita bloqueos:

1. Certificado de defunción (varias copias).
2. Esperar 15 días hábiles y pedir el certificado de últimas voluntades y el de seguros.
3. Obtener la copia autorizada del testamento en la notaría indicada, o tramitar la declaración de herederos si no hay testamento.
4. Reunir el inventario de bienes, cuentas y deudas.
5. Decidir si se acepta, se acepta a beneficio de inventario o se repudia la herencia.
6. Firmar la escritura de aceptación y adjudicación ante notario.
7. Presentar los impuestos (sucesiones y plusvalía) dentro de plazo.
8. Inscribir los bienes a nombre de los herederos y repartir las cuentas.

3. Documentos para acreditar el fallecimiento

Certificado de defunción. Acredita el fallecimiento y es la base de todos los demás trámites. Se pide al Registro Civil, de forma presencial o por la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Pide varias copias, porque notaría, bancos, aseguradoras, Seguridad Social y Hacienda te lo pedirán.

4. Documentos para saber si hay testamento

Certificado de últimas voluntades. Es el documento del Registro General de Actos de Última Voluntad que indica si el fallecido otorgó testamento y ante qué notario. Detalles verificados:

• Se pide pasados 15 días hábiles desde el fallecimiento.
• Se utiliza el modelo 790, código 006, que es común con el certificado de seguros.
• Sin el justificante de pago de la tasa, la solicitud no se tramita. La tasa ronda los 4 euros, aunque debes confirmar el importe vigente en la web del Ministerio.
• Se puede pedir por internet (con certificado digital o Cl@ve), presencialmente en una Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia, o por correo.
• El Ministerio avisa de retrasos, así que conviene pedirlo en cuanto sea posible.

Certificado de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento. Muestra los seguros de vida del fallecido y en qué entidad estaban. Se sigue el mismo procedimiento que el anterior. Si el fallecido no tenía ninguno, el certificado lo hace constar expresamente.

Copia autorizada del último testamento. Una vez sabes en qué notaría se firmó, pides allí la copia. Es el documento que determina quién hereda y cómo.

5. Documentos para identificar a los herederos

Si hay testamento, la notaría suele pedir:

• Certificado de defunción
• Certificado de últimas voluntades
• Libro de familia (o certificados de matrimonio y de nacimiento de los hijos)
• DNI del fallecido (o certificado de empadronamiento) y de los herederos
• Certificado de defunción de los hijos que hubieran fallecido antes, si hay herederos por representación

Si no hay testamento, hay que tramitar la declaración de herederos abintestato. Desde 2015 se hace íntegramente ante notario mediante un acta de notoriedad, también cuando los herederos son hermanos, sobrinos u otros familiares. Se necesita:

• Certificado de defunción y de últimas voluntades
• Certificados de matrimonio y de nacimiento que acrediten el parentesco
• Dos testigos que declaren los hechos en los que se basa el acta
• Tener en cuenta que el notario no puede cerrar el acta hasta que pasen 20 días hábiles desde la solicitud

6. Documentos para inventariar bienes y deudas

Antes de aceptar la herencia, hay que saber qué se hereda. Reúne:

Inmuebles

• Escrituras de propiedad
• Nota simple del Registro de la Propiedad, útil para comprobar los bienes que figuran a nombre del fallecido
• Último recibo del IBI y valor catastral
• Certificado de deudas de la comunidad de propietarios, si procede

Cuentas y productos financieros

• Certificado de saldos y posiciones a fecha del fallecimiento, que emite cada banco
• Documentación de fondos, acciones, planes de pensiones y depósitos

Vehículos

• Permiso de circulación y ficha técnica

Seguros

• Pólizas y certificado de seguros de fallecimiento

Deudas

• Préstamos, hipotecas, tarjetas y cualquier obligación pendiente. En la notaría también pueden pedir un informe de actividad del fallecido, que permite conocer los documentos que firmó.

7. La escritura de aceptación y adjudicación

Es el documento que formaliza quién recibe qué. Se firma ante notario y resulta imprescindible, por ejemplo, para cambiar la titularidad de una vivienda heredada. Los bancos también exigen un documento de aceptación y adjudicación (público o privado, según el caso) para repartir los saldos.

Para firmarla necesitas:

• Todos los documentos de las secciones 3 a 6
• La presencia de todos los herederos. Si alguno no puede acudir, necesita otorgar un poder notarial para que otra persona firme por él
• El inventario de bienes y deudas, y el acuerdo de reparto entre los herederos

8. Documentos fiscales

Impuesto de sucesiones. Se presenta en la comunidad autónoma correspondiente en un plazo de 6 meses desde el fallecimiento, prorrogable otros 6 si se solicita a tiempo. Los bancos suelen exigir el justificante de presentación para entregar el dinero.

Plusvalía municipal. Si hay inmuebles urbanos, se declara en el ayuntamiento donde están, en 6 meses prorrogables hasta un año.

IRPF del fallecido. Los herederos presentan la declaración en la campaña de la renta, solo con los ingresos hasta la fecha del fallecimiento.

Para estos trámites suelen pedir: certificado de defunción, testamento o declaración de herederos, inventario con valoración de bienes, escrituras y certificados bancarios.

9. Qué pide cada organismo

Organismo	Qué suele pedir
Notaría	Defunción, últimas voluntades, testamento, libro de familia, DNI, inventario de bienes
Banco	Defunción, escritura o documento de adjudicación, justificante de sucesiones, DNI de los herederos
Hacienda autonómica	Defunción, testamento o declaración de herederos, inventario de bienes, escrituras
Registro de la Propiedad	Escritura de aceptación y adjudicación y justificante de impuestos
Ayuntamiento	Escritura o título de propiedad, defunción y valor catastral

10. Documentos según tu situación

Con testamento y pocos bienes (cuentas y un coche). Defunción, últimas voluntades, copia del testamento, DNI y certificados bancarios. Puedes tardar menos y, en algunos casos, resolver con documento privado ante el banco.

Con una vivienda. Añade escrituras, nota simple, recibo del IBI, escritura pública de aceptación y adjudicación, plusvalía municipal e inscripción en el Registro.

Sin testamento. Suma el acta de declaración de herederos, los certificados de parentesco y los dos testigos. El proceso es más largo (mínimo 20 días hábiles solo para el acta).

Con varios herederos. Pon especial cuidado en poderes notariales, acuerdos de reparto y coordinación de firmas. Un solo heredero ausente puede retrasar toda la escritura.

Con deudas. Antes de firmar, reúne todos los contratos y valora aceptar a beneficio de inventario o repudiar. Consulta antes con un abogado.

Con un heredero en el extranjero. Necesitará un poder notarial. Confirma con la notaría qué requisitos de forma o apostilla exige en su caso.

11. Checklist

Marca lo que ya tienes:

• ☐ Certificado de defunción (varias copias)
• ☐ Certificado de últimas voluntades
• ☐ Certificado de seguros de fallecimiento
• ☐ Copia autorizada del testamento o acta de declaración de herederos
• ☐ Libro de familia y DNI de todos
• ☐ Escrituras y notas simples de los inmuebles
• ☐ Certificados de saldos bancarios
• ☐ Documentación de vehículos y deudas
• ☐ Poderes notariales, si algún heredero no puede asistir
• ☐ Escritura de aceptación y adjudicación
• ☐ Justificantes de impuestos presentados
• ☐ Inscripción de los bienes a nombre de los herederos

12. Errores frecuentes

• Pedir una sola copia del certificado de defunción.
• Intentar el certificado de últimas voluntades antes de los 15 días hábiles.
• Ir a la notaría sin el inventario de bienes y deudas.
• Descubrir tarde que falta la firma de un heredero.
• No pedir las notas registrales y desconocer exactamente qué inmuebles hay.
• Dejar el impuesto de sucesiones para el final: sin él, el banco no entrega el dinero.
• Aceptar la herencia sin conocer las deudas.
• No guardar copias digitales de todo lo firmado.

13. Preguntas frecuentes

¿Puedo tramitar la herencia sin ir a la notaría? Para cuentas con poco saldo, algunos bancos aceptan un documento privado de adjudicación. Para inmuebles hace falta escritura pública.

¿Hay un plazo máximo para aceptar una herencia? La ley no fija un plazo máximo de aceptación, pero los impuestos sí tienen plazos de 6 meses, y los retrasos pueden traer recargos.

¿Cuánto tiempo tarda el certificado de últimas voluntades? Depende del Ministerio, que avisa de retrasos. Pídelo cuanto antes.

¿Qué pasa si falta un documento? El trámite se paraliza hasta que lo aportes. Confirma la lista con tu notaría antes de la cita.

¿Quién puede pedir el certificado de últimas voluntades? Cualquier persona, siempre que presente los documentos requeridos y el justificante de la tasa.

¿El banco puede darme el dinero del fallecido solo con el certificado de defunción? No. Suelen exigir la documentación de adjudicación y el justificante del impuesto de sucesiones.

¿Y si un heredero no quiere firmar? Puede intentarse mediación; si no hay acuerdo, puede ser necesaria la vía judicial. En ese caso, consulta con un abogado.

¿Necesitas ayuda con tu caso?

Cada herencia es distinta. Si tienes dudas sobre qué documentos necesitas o cómo reunirlos, [consulta tu caso con un abogado especialista]